Décider avant de réserver, pas après
Saisie structurée du voyage, contrôle budgétaire, vérification de politique et routage d'approbation — avant même qu'un billet ne soit réservé. Plus de refus après réservation, plus de factures hors politique, plus d'itinéraires aveugles au carbone.
En chiffres
Le cas d'usage
Vos équipes commerciales et chefs de projet réservent 200 voyages par mois sur 12 pays. Le process actuel : réserver le voyage sur la carte corporate, batailler avec la note de frais après, recevoir le mail « ça aurait dû être un train » du référent durabilité trois semaines plus tard, voir le contrôleur signaler 18 % des voyages comme hors politique en fin de mois. Reprise médiane : 4 emails par voyage. Reporting scope-3 médian : un tableur en haussant les épaules.
Le formulaire Validation Préalable de Voyage met le verrou au bon endroit. 19 champs typés sur 5 sections — destination, enveloppe budgétaire, justification business, classe de politique, mode durable, estimation carbone scope-3. La soumission déclenche le workflow Intake Guided Buying : le manager approuve l'enveloppe, le TMC n'accepte que les réservations correspondantes, la donnée scope-3 atterrit dans votre registre CSRD automatiquement. Les voyages pré-approuvés se déroulent sereinement. Le hors politique passe par le chemin d'exception, pas par la surprise silencieuse. Et l'empreinte carbone est rapportée, pas devinée.
Pour qui
Capacités
Le formulaire fige une enveloppe budgétaire avant l'achat du moindre billet. Le manager approuve l'enveloppe, pas un fait accompli — et les réservations hors-budget ne peuvent plus passer car l'outil de réservation n'accepte que les voyages pré-approuvés. Fini, les refus surprises après réservation.
Classe cabine, catégorie hôtel, fenêtre de réservation anticipée, plafond budgétaire total — tout est vérifié en ligne contre votre politique voyage pendant le remplissage. Les demandes hors politique sont signalées avec un chemin d'exception en un clic, pas bloquées. Le manager voit l'exception avec tout le contexte, pas un vague « hors limite ».
Train en dessous de 6 heures est la suggestion par défaut dans les politiques voyage européennes. Le formulaire auto-calcule l'impact carbone selon destination + mode, met en avant l'alternative bas-carbone (« train Paris–Berlin : 8 h, −85 % CO2e vs avion »), et trace les émissions scope-3 pour votre reporting CSRD/ESG.
La soumission déclenche le workflow Intake Guided Buying : approbation manager selon coût et hiérarchie analytique, revue par le référent durabilité si le carbone dépasse le seuil, routage finance pour les voyages à coût élevé. Pas de transfert humain entre formulaire et approbation.
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