Mentions obligatoires d’une facture en France : Le Guide Ultime

Les obligations de forme et de conservation

La forme, ça compte, surtout en ce qui concerne la facturation des entreprises. Avant même d’évoquer les mentions obligatoires, il convient de signaler qu’il est obligatoire en France de :

• rédiger les factures en langue française
• les établir en deux exemplaires, le client disposant de l’original
• les conserver pendant une période de dix ans, car elles sont considérées comme des pièces comptables

‍

Factures : quelles sont les mentions obligatoires ?

Voici les informations obligatoires communiquées sur les sites étatiques.

La date de la facture

La date à laquelle la facture est émise doit obligatoirement être mentionnée.

Le numéro de la facture

Il s'agit d'un numéro unique pour chaque facture, qui est basé sur une séquence chronologique et continue, et doit apparaître sans « trou », une facture ne pouvant être supprimée. La numérotation peut éventuellement se faire par séries distinctes (par exemple avec un préfixe par année), si les conditions d'exercice le justifient.

La date de la vente ou de la prestation de service

Il s'agit de la date où est effectuée (ou achevée) la livraison des biens ou la prestation de service.

L'identité du vendeur ou du prestataire de services

Les informations suivantes doivent figurer sur la facture :

• la dénomination sociale (ou nom et prénom pour un entrepreneur individuel)
• l'adresse du siège social et l'adresse de facturation (si différente)
• le numéro de Siren ou Siret
• la forme juridique et le capital social (pour les sociétés), le numéro RCS et ville du greffe d'immatriculation (pour les commerçants), le numéro au répertoire des métiers et département d'immatriculation (pour les artisans).

L'identité de l'acheteur ou du client

Les informations suivantes se doivent d'être présentes sur la facture :

• la dénomination sociale (ou ****le nom pour un particulier)
• Le numéro SIREN de votre client.
• l'adresse du client (sauf opposition pour un particulier)
• l'adresse de livraison
• l'adresse de facturation si différente.

Le numéro du bon de commande

Le numéro du bon de commande est obligatoire s'il a été préalablement émis par l'acheteur.

Le numéro d'identification à la TVA

Doit apparaître ici le numéro d'identification à la TVA du vendeur et du client professionnel (seulement si ce dernier est redevable de la TVA).

Ces mentions ****ne sont pas obligatoires pour les factures dont le montant hors taxe est inférieur ou égal à 150 €.

La désignation et le décompte des produits et services rendus

La nature, marque, **référence des produits et la catégorie de vente (**biens, services ou mixtes) doivent être mentionnées ainsi que les matériaux fournis et la main d'œuvre pour les prestations.

De même, la dénomination précise, la quantité, le prix unitaire hors taxes et le taux de TVA ajoutée, ainsi que les éventuelles remises doivent apparaître.

Le prix catalogue

Il s'agit du prix unitaire hors TVA des produits vendus ou taux horaire hors TVA des services fournis.

Le taux de TVA légalement applicable

Notamment si différents taux de TVA s'appliquent, ils doivent apparaître de manière claire par lignes.

L'éventuelle réduction de prix

Sont concernés ici les rabais, ristournes, et remises à la date de vente ou de la prestation de service, à l'exclusion des opérations d'escompte non prévues sur la facture.

La somme totale à payer hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC)

Bien évidemment, les sommes hors taxe et toutes taxes comprises doivent apparaître obligatoirement sur la facture.

L'adresse de facturation

L'adresse de facturation doit apparaître sur la facture si celle-ci est différente de celle du siège social de l'entreprise.

Les informations sur le paiement

Doivent obligatoirement figurer :

• la date à laquelle le paiement doit intervenir ou le délai de paiement
• les conditions d'escompte en cas de paiement anticipé
• les taux de pénalités en cas de non paiement ou de retard de paiement.
• La mention "Option pour le paiement de la taxe d'après les débits" si vous avez choisi ce mode de paiement.

L'existence et la durée de la garantie légale de conformité de deux ans pour certains biens

Depuis le 1er juillet 2021 les documents de facturation doivent mentionner l'existence et la durée de la garantie légale de conformité de deux ans minimum pour les catégories de biens déterminés par le décret n° 2021-609 du 18 mai 2021.

Notez que le décret exclut les biens vendus dans le cadre d’un contrat conclu à distance ou hors établissement.

‍

Les mentions particulières pour des cas particuliers

D'autres mentions doivent être inscrites sur la facture selon les cas particuliers suivants :

• Le vendeur ou prestataire est membre d'un centre de gestion ou d'une association agréée
• Ajouter la mention : « Membre d'une association agréée, le règlement par chèque et par carte bancaire est accepté ».
• Le vendeur a un régime de franchise de TVA
• Ajouter la mention « TVA non applicable, art. 293 B du Code général des impôts ».
• Le sous traitant ne déclare plus la TVA, c'est l'entreprise principale qui la déclare (autoliquidation de la TVA)
• Mention « auto-liquidation de la TVA ». Indiquer qu'il s'agit d'un « montant hors taxe ».
• Les artisans ou les micro-entrepreneurs exerçant une activité artisanale pour laquelle une assurance professionnelle est obligatoire
• Mention de l'assurance souscrite au titre de l'activité.

‍

Attention : les sanctions peuvent être lourdes

Les entreprises qui ne se conforment pas aux règles de facturation risquent de se voir infliger les amendes suivantes :

1. Une amende fiscale de 15 € par mention manquante ou inexacte. Cependant, le montant de cette amende ne peut dépasser un quart du total de la facture.
2. Une amende administrative de 75 000 € pour une personne physique et 375 000 € pour une personne morale. Cette amende peut être doublée en cas de récidive dans un délai de deux ans à partir de la première sanction.

‍

La réforme de la facturation électronique : comment s’y conformer ?

Entre 2024 et 2026, l'obligation de facturation électronique sera progressivement introduite pour toutes les entreprises assujetties à la TVA. Le calendrier de déploiement est conçu en fonction de la taille des entreprises, pour faciliter une adaptation optimale aux nouvelles réglementations.

Pour l'émission des factures électroniques, le calendrier prévu est le suivant :

• Les grandes entreprises devront commencer dès le 1er juillet 2024.
• Les entreprises de taille intermédiaire auront jusqu'au 1er janvier 2025 pour se conformer.
• Pour les petites et moyennes entreprises, ainsi que les micro-entreprises, la date limite est fixée au 1er janvier 2026.

Il est à noter que toutes les entreprises, indépendamment de leur taille, devront être capables de recevoir les factures électroniques à partir du 1er juillet 2024. Cela implique que le choix d'une plateforme dédiée à la réception des factures électroniques de leurs fournisseurs doit être effectué au plus tard à cette date.

Flowie peut vous accompagner dans cette transition pour vous aider à vous mettre en conformité avec la réforme et simplifier la gestion de vos comptes fournisseurs et clients.

‍