Le guide de la réforme de la facturation électronique pour les TPE et PME

A l'horizon 2024-2026, un changement significatif s'annonce pour les Très Petites Entreprises (TPE) et les Petites et Moyennes Entreprises (PME) : l'obligation de la facturation électronique. Alors que la majorité d'entre elles, 70% selon le Baromètre France Num 2022, utilisent déjà un logiciel de facturation, une part importante d'entre elles ignore encore les tenants et les aboutissants de cette réforme. Voyons ensemble ce que cette transition implique et comment l'anticiper au mieux.

Qu'est-ce qu'une facture électronique ?

Il est important de différencier une facture dématérialisée d'une facture électronique. Une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue suivant un format électronique normalisé qui intègre des données structurées. Le simple fait d’envoyer et de réceptionner une facture par des moyens numériques ne suffit pas à en faire une facture électronique.

La facturation électronique devient obligatoire

La facturation électronique se généralise. Déjà obligatoire pour les marchés publics depuis 2020, elle va progressivement s'étendre aux échanges interentreprises et associations assujetties à la TVA et établies en France.

• A partir du 1er juillet 2024, toutes les entreprises devront pouvoir recevoir des factures au format électronique.
• A compter du 1er janvier 2026, les PME et TPE devront être en capacité d’émettre leurs factures au format électronique.

Avec ce format, des mentions obligatoires seront à respecter :

• Le numéro SIREN
• L'adresse de livraison des biens, lorsqu'elle est différente de l'adresse du client
• Les informations sur les types d'opérations donnant lieu à une facture: livraisons de biens, prestations de services ou les deux
• La mention de l’option pour la TVA sur les débits par le fournisseur, le cas échéant.

Cette obligation est assortie d'une autre exigence : partager avec l'administration fiscale toutes les données relatives à ses opérations qui ont une incidence sur la TVA.

Au-delà de l'obligation, la facturation électronique présente des avantages majeurs pour les entreprises : gain de temps, économies, facilité de suivi des factures, amélioration des délais de paiement, simplification des démarches administratives, et même amélioration de la détection de la fraude.

Les opportunités associées à la mise en place de la facturation électronique

1. Efficacité et gain de temps : Avec la facturation électronique, le processus de facturation devient plus rapide et plus efficace. L'automatisation de cette tâche réduit le temps nécessaire à la création, à l'envoi et au suivi des factures. Cela peut libérer du temps précieux pour le personnel, qui peut alors se concentrer sur des tâches plus stratégiques.
2. Réduction des coûts : La facturation électronique peut également permettre une réduction significative des coûts. En éliminant le besoin d'impression, de papier, d'enveloppes et de frais postaux, les entreprises peuvent réaliser des économies substantielles. De plus, les économies de temps et d'efficacité se traduisent souvent par une réduction des coûts opérationnels.
3. Optimisation de la trésorerie : La réforme facilite le suivi des factures, ce qui peut conduire à une amélioration des délais de paiement. Un suivi plus efficace peut contribuer à une meilleure gestion de la trésorerie, un élément clé de la santé financière d'une entreprise.
4. Simplification des démarches administratives : À terme, la facturation électronique peut contribuer à simplifier les démarches administratives. Par exemple, le pré-remplissage de la déclaration de TVA pourrait devenir une réalité, réduisant ainsi le temps et l'effort nécessaires pour cette tâche.
5. Amélioration de la traçabilité : Les factures électroniques offrent une meilleure traçabilité que les factures papier. Elles peuvent être facilement archivées et retrouvées, ce qui facilite la gestion des documents et peut être utile en cas d'audit. De plus, l'automatisation du processus de facturation peut réduire les erreurs, ce qui peut améliorer la précision et la conformité.
6. Détection de la fraude et meilleure connaissance de l'activité : La facturation électronique peut améliorer la détection de la fraude, tout en offrant une connaissance en temps réel de l'activité des entreprises. Cela peut être bénéfique pour les entreprises de bonne foi, car une meilleure visibilité peut aider à identifier et à corriger rapidement les anomalies.
7. Contribution à la protection de l'environnement : En passant à la facturation électronique, les entreprises peuvent également contribuer à la protection de l'environnement en réduisant leur consommation de papier. C'est une manière pour elles de montrer leur engagement en faveur de la durabilité, ce qui peut être apprécié par leurs clients et leurs parties prenantes.
8. Meilleure gestion des données : La facturation électronique permet une meilleure gestion des données. Les factures électroniques peuvent être facilement intégrées dans les systèmes de gestion de l'entreprise, ce qui facilite l'analyse des données et la prise de décisions basée sur ces données.

Comment mettre en œuvre la facturation électronique ?

La mise en œuvre de la facturation électronique dépend du volume de factures que votre entreprise produit chaque année. Il existe plusieurs options à considérer :

1. Confier la gestion à votre expert-comptable : Si vous le souhaitez, vous pouvez lui déléguer la transmission et la réception de vos factures électroniques, ainsi que la transmission des données de transactions et de paiement.
2. Gérer manuellement : Pour les entreprises avec un faible volume de factures, il sera possible de s'acquitter manuellement de ses obligations en utilisant les services mis à disposition par certaines plateformes publiques.
3. Recourir à un prestataire spécialisé : Pour les entreprises avec un grand volume de factures, le recours à un prestataire spécialisé en facturation électronique peut s'avérer intéressant. Ces derniers fournissent des solutions adaptées à chaque entreprise, capables de traiter un grand volume de factures et d'intégrer les données à leurs systèmes existants.

Les options pour la transmission des données de facturation électronique

L'implémentation réussie de la facturation électronique nécessite une solution appropriée pour la transmission des données. Plusieurs options seront disponibles pour les entreprises : les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP), le Portail Public de Facturation (PPF) et les Opérateurs de Dématérialisation (OD).

Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) : Ces plateformes, qui seront immatriculées par l'administration fiscale à partir de fin 2023, seront autorisées à transmettre les factures à leurs destinataires et les données de factures ou de transactions à l'administration.

Portail Public de Facturation (PPF) : Il s'agit d'un système mis en place directement par l'administration, offrant des fonctionnalités similaires aux PDP, dans une logique de service minimum.

Opérateurs de Dématérialisation (OD) : Les OD assurent les échanges avec une PDP ou le PPF.

Pour les entreprises qui génèrent un volume élevé de factures, l'utilisation des services d'une PDP immatriculée ou d'un Opérateur de Dématérialisation (OD) peut être une solution judicieuse.

Préparation à la transition

Pour une transition efficace vers la facturation électronique, plusieurs étapes sont à prendre en compte :

1. Se familiariser avec les normes de facturation électronique : Pour être conformes à la loi, les factures électroniques doivent être structurées selon une norme spécifique. En France, la norme en vigueur est la norme Factur-X.
2. Choisir la bonne solution pour votre entreprise : Comme mentionné précédemment, le choix de la solution dépendra de la taille de votre entreprise, du volume de factures que vous gérez et de votre budget.
3. Planifier la transition : La transition vers la facturation électronique doit être planifiée pour minimiser l'impact sur vos activités. Définissez une date de mise en œuvre, informez vos fournisseurs, vos clients et votre équipe, et prévoyez une période de tests avant le lancement.
4. Se former et former son équipe : Il est essentiel de bien comprendre le fonctionnement de la facturation électronique et d'assurer la formation de votre équipe. Assurez-vous que tout le monde est à l'aise avec les nouvelles procédures.

En conclusion, la réforme de la facturation électronique est une avancée majeure pour les TPE et PME. Bien qu'elle impose un certain nombre de contraintes, elle ouvre également de nouvelles perspectives d'efficacité et de gain de temps. En anticipant ce changement et en se préparant correctement, vous placerez votre entreprise en position de force pour l'avenir. La plateforme développée par Flowie réinvente la gestion des comptes clients et fournisseurs pour répondre aux exigences de la réforme tout en vous permettant d’améliorer et d’accélérez vos processus comptables et financiers.

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